Registrera artiklar
Hur kommer jag igång med BASTA?
Följ vår guide för att ansluta dig och registrera artiklar.
Från anslutning till revision
BASTA-systemet är ett egendeklarationssystem, vilket betyder att ni som anslutet företag genomför processen själva. Det innebär att ni genomför bedömningar, registrerar artiklar i systemet, sparar all dokumentation (bedömningssammanställningar och underlag) och genomför uppdateringar av registrerade artiklar vid förändringar eller vid en årlig uppdatering.
Ett företags BASTA-arbete kan genomföras internt eller genom anlitad konsult. För att säkerställa kvaliteten i systemet genomför BASTA regelbundna revisioner.
Nedan går vi igenom hur du kommer igång med BASTA:
Steg 1: Anslut dig
Anslut nytt företag eller anslut dig som användare till ett redan registrerat företag:
Anslut företaget till BASTA-systemet genom att:
Steg 2: Börja registrera produkter
För att börja registrera produkter behöver följande tas fram eller göras:
Innan ni börjar registrera artiklar i systemet behöver ni ta fram rutin för ert BASTA-arbete. Har ni eget kvalitetssystem med rutiner kan ni använda detta, om det inte finns har vi tagit fram en mall som kan användas och förändras så att den passar erat arbetssätt. Mallen hittar du på dokumentsidan Dokument.
Rutinen ska innehålla den information som krävs enligt det organisatoriska kriterieområdet. För mer information se kriterieområdena O1 och O3 under kriterieområdet Organisation kring rutinen, Kriteriedokument – BASTA-systemet.
Det är det registrerande företagets skyldighet att bedöma om produkter som ska registreras uppfyller systemets kriterier. Ni behöver spara nödvändig dokumentation såsom bedömningssammanställning och bedömningsunderlag så att det är enkelt att förstå hur kriterieuppfyllnaden uppnås.
Dokumenten ska sparas hos er för ert framtida arbete.
På dokumentsidan finns en mall för en bedömningssammanställning som vi rekommenderar att man använder.
Bedömning under kriterieområdet Hälso- och miljöfarlighet görs på 100% av innehållet. Har ni inte full innehållskännedom behöver ni antingen införskaffa er 100% innehållskännedom eller få en signerad underleverantörsförsäkran där eran leverantör gör bedömningen utifrån BASTAs kriterier. Läs mer om detta i kriteriedokumentet.
Underleverantörsförsäkran finns på dokumentsidan Dokument. Underleverantören bedömer kriterieuppfyllnaden, signerar dokumentet och ni använder det som underlag för bedömning och sparar det hos er.
Produkterna registreras på artikelnivå - det vill säga en artikel för varje artikelnummer. Använd gärna GTIN om ni har så blir artiklarna bättre digitalt sökbara. Det är ni som företag som lägger in och registrerar artiklarna. Detta kan göras manuellt eller via en importfil för flera artiklar samtidigt.
Läs mer om hur ni massimporterar- eller exporterar artiklar.
Vi rekommenderar att du börjar med att registrera 1-2 artiklar manuellt som du sedan kan exportera ut och använda som mall för att lägga in många artiklar i importfilen. Läs mer om hur du använder importfilen och få en del andra tips och tricks i FAQ:er.
Steg 3: Uppdatering av registrerade artiklar
Företaget är skyldigt att uppdatera registrerade artiklar när något av nedanstående har skett.
Utöver detta rekommenderar vi att ni går igenom era registrerade artiklar på en årlig basis för att säkerställa rätt registrering.
Artiklarna har ändrats, till exempel dess ingående komponenter eller koncentrationer är ändrade.
Ingående ämnen har ny klassificering.
BASTA-systemets kriterier uppdateras.
Steg 4: Revision
För att säkerställa en hög kvaliteten på registreringar av artiklar genomför BASTA årligen revisioner. När ett företag ansluter sig till BASTA-systemet och börjar registrera artiklar tillåter företaget att BASTA genomför revisioner.
Under en revision kontrolleras att företaget har rätt kompetens (internt eller genom anlitad konsult), arbetar på rätt sätt med BASTA och att bedömningar genomförs rätt och att dokumentation finns.
- Läs mer under kriteriet O4 i kriteriedokumentet.
- Gå vår e-learning om revisioner