Information om Excel-importfilen
Om man har många artiklar som ska registreras kan man välja att ladda upp alla uppgifter via en Excel-importfil. Detta görs via en Excel-mall som finns för nedladdning på sidan ”Importera artiklar” som man kommer till från Artikelsidan i BASTAOnline (den finns även tillgänglig på BASTAs hemsida under ”Dokument”).
För att importera artiklar laddar man ner importfilen och fyll i den enligt anvisningarna i filen. Du fyller i alla uppgifter om dina artiklar på samma sätt som när du registrerar enstaka artiklar, men med den skillnaden att du för:
- BK04 – Ange den 5-siffriga koden som du hittar i en separat flik i Excel-importfilen
- BSAB – Ange BSAB-koden, de högsta nivåerna av BSAB finns angivna i en separat flik i Excel-importfilen
Instruktioner för vilka uppgifter som ska anges i respektive kolumn ser du när du ställer markören över respektive kolumnrubrik.
När alla uppgifter är ifyllda i Excel-importfilen väljer du ”Ladda upp” och söker upp den aktuella filen på din dator via knappen ”Browse”.
När uppladdningen är klar kommer BASTAOnline att informera om formatet i någon cell inte är korrekt.
BASTA uppdaterar Excel-importfilen löpande så kontrollera alltid att du använder senaste version.
Formatering
Det är viktigt att du inte ändrar cellformat i Excel-importfilen, ska vara formattypen ”Text”. Om formattypen ändras finns det risk att BASTAOnline inte kan tolka informationen i filen. Vid kopiering från andra filer kan den förinställda formateringen ändras. För att undvika att detta händer bör man använda funktionen ”Klistra in Special” och sen väja ”Text”, och inte snabbkommandot (Ctrl+V). Om formateringen av någon anledning ändå skulle bli fel gå in och ändra den till ”Text” genom att ändra ”Cellformat” i menyn ”Format”.
Vid importen
- Importen uppdateras alla befintliga artiklar och skriver över dem med eventuell ny information
- Eventuella nya artiklar kommer läggas till
- OBS! För de artiklar som är registrerade i databasen men som inte återfinns i filen:
- en fråga kommer ställas om artiklarna skall avpubliceras eller inte
- en avpublicering innebär att artiklarna är fortsatt registrerad i BASTA-systemet men kommer inte att vara tillgängliga i den publika söken.
Man kan även välja att avpublicera artiklar som saknas i nuvarande import. Vid en avpublicering finns artiklarna kvar i systemet men visas inte i den publika söken.